Ficha del proyecto
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Evento | Valencia Digital Summit 2024 (VDS 2024) — 7ª edición |
| Cliente | Startup Valencia |
| Interlocutor clave | Startup Valencia |
| Sede | Ciudad de las Artes y las Ciencias, Valencia |
| Fechas del evento | 23 y 24 de octubre de 2024 |
| Montaje | 10 días previos al evento |
| Desmontaje | 2 días posteriores |
| Superficie total gestionada | +30.000 m² |
| Escenarios simultáneos | 7 |
| Equipo TARS | 40 personas propias + más de 100 coordinadas externamente |
| Asistentes al evento | +12.000 profesionales de 110 países |
| Reconocimiento | Silver Award al Mejor Congreso — Eventoplus Awards 2024 |
El contexto: un congreso que ya no cabe en la categoría de «congreso»
El Valencia Digital Summit no es un evento de tecnología al uso. Desde su primera edición en 2018, Startup Valencia ha construido algo que aspira a ser otra cosa: una plataforma que pone a Valencia en el mapa global de la innovación, un punto de encuentro donde startups, inversores, corporaciones y líderes institucionales se cruzan durante dos días con la densidad de conexiones de un año entero de networking.
Para la séptima edición, en 2024, las cifras ya habían alcanzado una escala que exigía una producción de primer nivel. Se esperaban más de 12.000 asistentes procedentes de más de 100 países. Más de 700 inversores gestionando carteras que sumaban más de 250.000 millones de euros. Más de 2.500 startups. Más de 600 ponentes internacionales. Siete escenarios funcionando de forma simultánea, cada uno con identidad propia, patrocinadores distintos y requisitos técnicos específicos.
Eso, en la Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia, que es un espacio icónico pero no está diseñado de fábrica para acoger congresos tecnológicos de esta envergadura. Lo que hace falta, en ese contexto, no es solo una empresa que monte estructuras: hace falta alguien capaz de transformar un entorno arquitectónico singular en un ecosistema operativo, funcional y emocionalmente coherente, durante menos de dos semanas, y luego desmontarlo todo en 48 horas.
Ese alguien fuimos nosotros.
El brief: lo que nos pidieron (y lo que fuimos descubriendo por el camino)
El brief inicial de Startup Valencia era claro en objetivos y ambiguo en soluciones, que es exactamente como debe llegar un buen encargo. Querían un evento que reflejara la velocidad y la ambición de la innovación global. Que fuera fluido para 12.000 personas sin que nadie se perdiera ni se sintiera perdido. Que tuviera siete escenarios funcionando en paralelo, con producción técnica propia en cada uno. Y que el momento inaugural marcara un antes y un después.
Había planos previos para algunos elementos concretos, como la disposición de los pods de exposición y las zonas de registro. Pero la realidad de un evento de esta escala es que el proyecto evoluciona en paralelo con la propia organización: los patrocinadores confirman, los ponentes ajustan sus requisitos técnicos, los flujos de público cambian con la distribución del programa. No hay brief que sobreviva intacto al primer contacto con la Ciudad de las Artes y las Ciencias con 30.000 metros cuadrados por gestionar.
Los condicionantes reales del proyecto fueron de tres tipos. El primero, de escala pura: coordinar siete espacios con lógica propia, desde el Main Stage hasta la Sala de Workshops, pasando por el Green Stage, el Audiovisual Stage o el Pitch Stage, cada uno con una identidad visual, un nivel de producción técnica y un flujo de público distintos. El segundo, de tiempo: diez días para montar todo, desde cero, en un espacio que no está pensado para esto. El tercero, de imprevisibilidad: condiciones meteorológicas cambiantes en un recinto con elementos exteriores, ajustes técnicos de última hora por requisitos de ponentes internacionales y la logística de cientos de startups que necesitan su espacio listo en el momento exacto.
Por encima de todo esto, el cliente tenía una necesidad implícita que no estaba en ningún documento: que el evento inaugurara de una forma que nadie olvidara. Ahí fue donde propusimos el láser mapping.
Decisiones de diseño: el porqué detrás de cada elección
Un ecosistema, no una suma de espacios
El primer principio que definió nuestro enfoque fue no tratar los siete escenarios como siete proyectos independientes. Cada espacio tenía que funcionar de forma autónoma, pero todos debían comunicar que pertenecían al mismo evento. Eso implicó un trabajo de diseño de identidad espacial que garantizara coherencia visual y de experiencia desde la primera acreditación hasta la última ponencia, independientemente del escenario en el que se encontrara el asistente.
La arquitectura efímera se organizó en módulos flexibles precisamente para poder absorber los cambios que inevitablemente aparecen durante el montaje de un evento de esta complejidad. Rigidez en un proyecto así significa problemas; flexibilidad modular significa capacidad de resolver en tiempo real sin perder la imagen global.
Producción técnica como lenguaje, no como soporte
En VDS 2024, el sonido envolvente, la iluminación dinámica, las pantallas de gran formato y la señalética digital no eran elementos de apoyo al contenido. Eran parte del contenido. La decisión de integrarlos desde el diseño, y no añadirlos sobre una estructura ya definida, fue lo que permitió que la experiencia técnica y la experiencia emocional del evento fueran la misma cosa.
El láser mapping como gesto de apertura
La propuesta del show inaugural de láser mapping fue nuestra, y vino de una pregunta concreta: ¿cómo haces que 12.000 personas, que acaban de llegar de 110 países distintos, sientan en el primer minuto que lo que van a vivir durante dos días es diferente a cualquier congreso que hayan visto?
La respuesta no podía ser un discurso más largo. Tenía que ser algo visual, físico y compartido. Diseñamos un espectáculo audiovisual sincronizado que proyectó las letras V-D-S en el aire mediante haces de láser de alta precisión, humo y sonido envolvente, sobre un escenario principal de 9 metros de largo por 3 de alto, flanqueado por tres tótems de pantallas. El contenido visual, generado en tiempo real mediante vídeo generativo en blanco y negro, exploraba una estética futurista donde formas abstractas y estructuras geométricas evolucionaban al ritmo de una banda sonora original compuesta específicamente para el show. El resultado fue una experiencia inmersiva donde la luz funcionaba como materia viva.
No era decoración. Era la declaración de intenciones del evento, expresada en forma de luz y sonido.
La solución técnica: los números detrás de la experiencia
Traducir el diseño conceptual a realidad operativa en diez días de montaje requirió una producción técnica a una escala que vale la pena documentar.
- Superficie de pantallería desplegada: [X] m² de pantallas LED y proyección
- Cableado estructural: [X] km de cable instalado y gestionado
- Estructura de truss: [X] toneladas de truss montadas
- Escenarios equipados: 7 en funcionamiento simultáneo
- Puntos de iluminación activos: [X]
- Sistema de sonido: [descripción del setup]
El equipo de TARS desplegado en la Ciudad de las Artes y las Ciencias fueron 40 personas propias, coordinando de forma directa a más de 100 profesionales externos entre técnicos de sonido, iluminadores, operadores de pantallas, equipos de montaje y logística. El conjunto funcionó como una sola unidad operativa con un solo punto de coordinación: TARS.
La ejecución: lo que no estaba en el plan (y cómo se resolvió)
Un montaje de diez días sobre 30.000 metros cuadrados es, por definición, un ejercicio de resolución de imprevistos. Lo que distingue a un proveedor técnico de una empresa de producción de eventos es exactamente lo que ocurre en esos momentos.
Las condiciones meteorológicas afectaron a varios momentos del montaje en zonas con exposición exterior. La respuesta fue ajustar las secuencias de trabajo sin comprometer los plazos ni la calidad de los acabados. Los requisitos técnicos específicos de algunos ponentes internacionales, que en eventos de este nivel llegan con riders propios y exigencias de último minuto, se absorbieron dentro del margen de flexibilidad que habíamos construido en el diseño técnico de cada escenario.
El desmontaje posterior, ejecutado en 48 horas, requirió el mismo nivel de coordinación que el montaje, pero comprimido. En una instalación de esta escala, recoger sin control equivale a generar el caos que otros tendrán que resolver. La recogida se hizo de forma ordenada, respetando los compromisos con la Ciudad de las Artes y las Ciencias y garantizando que el espacio volvía a su estado original en el plazo acordado.
Los resultados: lo que quedó cuando se apagaron las luces
La séptima edición de VDS 2024 fue, por datos, la más grande de su historia.
Impacto del evento:
- 12.000 asistentes de 110 países (65% más de participación internacional que en 2023)
- 35% de asistentes internacionales sobre el total
- 52% de ponentes principales de procedencia internacional
- Más de 700 inversores con carteras superiores a 250.000 millones de euros
- Más de 2.500 startups participantes
- Impacto económico directo e indirecto: 20,3 millones de euros (fuente: EY)
- Declarado Acontecimiento de Excepcional Interés Público
Reconocimiento a TARS Design:
El Silver Award al Mejor Congreso en los Eventoplus Awards 2024 no fue para el evento. Fue para nosotros. Es un reconocimiento específico a la producción técnica y a la experiencia generada, no solo a la escala del evento. En un año donde el sector de producción de eventos en España estaba compitiendo con los proyectos más ambiciosos del calendario, ese galardón representa un posicionamiento claro de TARS Design en la liga de los eventos corporativos de máxima exigencia.
Sobre la experiencia operativa del evento, Diego Ferragud, COO de Startup Valencia, lo resumió así:
«Ha sido estupendo contar con TARS Design para organizar un evento de esta magnitud.» — Diego Ferragud, COO de Startup Valencia
Tres aprendizajes para quien encarga (o produce) un congreso de esta escala
La flexibilidad modular no es un lujo, es una condición de funcionamiento. En un proyecto donde el brief evoluciona durante el montaje, una arquitectura efímera rígida es un problema esperando a ocurrir. El diseño modular no solo permite adaptarse a los cambios: permite hacerlo sin que el asistente final perciba que algo cambió. Eso es lo que distingue la producción profesional del montaje convencional.
El momento inaugural define la percepción de todo lo que viene después. Los asistentes a un congreso internacional llegan con un umbral de expectativa muy alto. Lo que ocurre en los primeros minutos establece el marco emocional del evento completo. Invertir en ese momento, ya sea con un show audiovisual, con un gesto arquitectónico o con cualquier elemento que rompa el patrón esperado, tiene un retorno desproporcionado en términos de percepción y memoria del evento.
Coordinar 140 personas como si fueran una sola es un problema de diseño organizativo, no solo de gestión. El tamaño del equipo desplegado en VDS 2024 habría generado caos sin una estructura de coordinación clara y sin una cadena de decisión unificada. La capacidad de TARS para actuar como interlocutor único ante el cliente, independientemente de cuántos equipos externos estuviera coordinando, fue uno de los elementos que más impactó en la fluidez operativa del evento.
¿Estás planificando un congreso o evento corporativo de gran escala?
Si estás ante un proyecto con la complejidad de VDS 2024, o incluso ante algo más acotado pero con las mismas exigencias de precisión y experiencia, nos interesa escucharte.
En TARS Design gestionamos el proyecto completo: desde el diseño del espacio hasta la coordinación técnica, el montaje, la producción audiovisual y el desmontaje. Con un solo interlocutor para todo.
Cuéntanos tu proyecto y empezamos a construir juntos. Mira más casos como este en nuestro portfolio de eventos corporativos.
Case study elaborado por TARS Design. Datos del evento según fuentes públicas de Startup Valencia y EY. Impacto económico según informe EY presentado en VDS 2024.
